Die Internetseite pfarrbüro24.de auf dem Smartphone
Die Internetseite pfarrbüro24.de auf dem Smartphone
Dr. Werner Kleine
Dr. Werner Kleine

15.09.2020

Wie das Erzbistum Köln die Digitalisierung vorantreiben will 24/7 ins Pfarrbüro?

Ein Kind taufen, kirchlich heiraten oder ein Gespräch mit einem Seelsorger vereinbaren – die erste große Hürde ist oft schon, das zuständige Pfarrbüro zu finden. Im Erzbistum Köln sollen diese Probleme dank Digitalisierung bald Vergangenheit sein.

DOMRADIO.DE: Sie leiten beim Pastoralen Zukunftsweg im Erzbistum Köln die Gruppe, die sich mit der Kommunikation, dem Dialog und der Öffentlichkeit beschäftigt. Eine der großen Ideen ist pfarrbüro24.de. Wie soll das funktionieren?

Dr. Werner Kleine (Pastoral- und Glaubens-Referent der Katholischen Citykirche Wuppertal, Arbeitsfeld "Kommunikation, Dialog, Öffentlichkeit" für den Pastoralen Zukunftsweg): Eine Idee unseres Arbeitsfeldes verfolgt den Aspekt: "Wie können wir mit den Menschen in Kontakt treten? Wie können Menschen mit uns in Kontakt treten?" Öffnungszeiten von Pfarrbüros sind heute nicht immer mit den Lebensweisen der Menschen so kompatibel, dass sie auch für alle erreichbar sind.

Es kommt aber noch hinzu, dass bei den größer werdenden Pfarreien - und das wird ja auch im Pastoralen Zukunftsweg eine Rolle spielen - Verwaltung zentralisiert wird. Man weiß nicht immer unbedingt, zu welcher Pfarrei man gehört. Da haben wir uns im Arbeitsfeld überlegt: Wir haben die Möglichkeiten der Digitalität. Alles Mögliche kann man schon 24/7 buchen: Bahntickets, Veranstaltungstickets und was weiß ich was.

Warum sollen wir den Service, den ein Pfarrbüro anbietet, nicht auch ins Netz bringen, sodass Interessierte über diese Marke, über diese Internetseite pfarrbüro24.de, die wichtigsten Dinge, die man in einem Pfarrbüro erledigt, anbahnen können. Das System entdeckt automatisch, zu welcher Pfarrei diese Person gehört. Die Anfrage wird dann automatisch entsprechend dahin weitergeleitet. Dann gibt es in der analogen Welt einen Rückruf oder einen Besuch oder was auch immer die Kundschaft sich wünscht. Dann kann das Kind getauft werden, man kann heiraten – oder die Messe wird in einem bestimmten Anliegen gefeiert.

DOMRADIO.DE: Das Projekt ist ja im Moment in einer Pilotphase und wird in Wuppertal ausprobiert. Kann man das online schon testen?

Kleine: Wir haben dieses Pilotprojekt am Montag offiziell in Wuppertal der Öffentlichkeit übergeben. Das heißt, wenn man auf die Internetseite pfarrbüro24.de kommt, dann sieht man die Startseite. Da sind schon die verschiedenen Angebote und Service-Leistungen hinterlegt. Der Witz ist: Auch wenn man jetzt in Köln schon auf diese Seite geht, würde das funktionieren. Man kann die Funktionalität also ausprobieren und erkennen. Natürlich nicht nur in Köln, auch in Düsseldorf, Bonn, Zülpich, wo auch immer im Erzbistum.

Wir haben jetzt in dieser Pilotphase einen kleinen Arbeitsschritt zwischengeschaltet, damit ich als Leiter des Arbeitsfelds sehen kann, wo es noch hakt. Denn das ist ja ein Pilotprojekt und da werden sicherlich Fehler passieren, wo ich sage: Gott sei Dank, dass wir sie jetzt in der Pilotphase entdecken, damit wir sie noch ausbügeln können. Damit ich die entdecke, damit ich unmittelbar mitbekomme, was da passiert, laufen erst einmal alle Fragen zentral bei uns hier im Büro der Katholischen Citykirche Wuppertal auf. In vier, fünf Wochen werden wir diesen Zwischenschritt ausschalten. Dann geht das direkt an die Pfarrbüros.

Das heißt, wenn jetzt aus Köln jemand eine Taufe für sein Kind anmeldet, würden wir das hier in Wuppertal mitkriegen. Natürlich würden wir von hier aus die zuständige Pfarrei in Köln benachrichtigen, sodass dann dort auch die Kontaktaufnahme stattfinden könnte.

DOMRADIO.DE: Wenn ich mich dann über pfarrbüro24.de melde, dann bekomme ich innerhalb von 24 Stunden eine Antwort?

Kleine: Was wir anstreben, ist, dass es eine garantierte Rückmeldezeit von 48 oder 72 Stunden gibt. 24 Stunden sind schon sehr ambitioniert. Wenn Sie am Samstagnachmittag eine Anfrage stellen, dann werden Sie am Sonntag keinen Anruf bekommen, weil unsere verdienten Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter aus den Pfarrbüros irgendwann ja auch mal Sonntag feiern wollen.

Aber es wird eine sehr zeitnahe Rückmeldung geben. Dafür steht dieses System. Dann gibt es einen Anruf oder eine Terminvereinbarung, wo man sich dann zum Taufgespräch oder zur Ehevorbereitung treffen kann. Ganz ohne analoge Welt geht es Gott sei Dank nicht.

DOMRADIO.DE: Wie läuft das dann auf den einzelnen Internetseiten der Seelsorgebereiche? Da kann ich dann auch meine Dokumente hochladen – die Taufurkunde oder einen Scan des Familienstammbuches?

Kleine: Das ist natürlich ein Ziel. Für eine Kindertaufe braucht man zum Beispiel das Familienstammbuch - da könnte man es hochladen. Für manche andere Sachen, für die Sie einen Taufschein benötigen, sieht dieses System vor, dass die taufscheinausstellenden Pfarreien, soweit sie bekannt sind, im System abgefragt und automatisch benachrichtigt werden.

Wir versuchen Automatisierung soweit es geht, um den Menschen dann auch weitestgehend entgegenzukommen, die Kontakte niederschwellig und einfach zu halten, sodass das Wichtigste, worum es geht, das Sakrament, gefeiert werden kann und einem das Formale, was sein muss, hilfestellend und freundlich abgenommen wird.

DOMRADIO.DE: Ganz ohne Menschen geht es nicht. Es ist eine Stärke der katholischen Kirche, in der Seelsorge für die Menschen persönlich da zu sein. Mit Digitalisierung oder mit pfarrbüro24.de ist ja noch nicht alles getan. Welche Ansätze gibt es noch in Ihrem Arbeitsfeld?

Kleine: Wir sind sehr daran interessiert, Kommunikation auf allen Ebenen einfach zu halten. Da geht es einmal um Kommunikation nach außen, also die Kirche überhaupt in der Öffentlichkeit zu präsentieren. Es gibt diverse Projekte im Bereich der Öffentlichkeitsarbeit, die derzeit auch in das Zielbild des Pastoralen Zukunftsweges eingearbeitet werden.

Wir wollen auch die interne Kommunikation stärken. Gerade wenn die Bereiche, die von Seelsorgern zu betreuen sind, größer werden, ist eine gute Kommunikation der Seelsorgerinnen und Seelsorger und auch der Ehrenamtlichen untereinander wichtig. Daran arbeitet gerade noch ein Fokusteam. Das läuft unter dem Stichwort "Ticketsystem", wo man über Smartphones bestimmte Anfragen und Aufgaben direkt weitergeben kann, ohne dass man bis zum nächsten Dienstgespräch warten muss.

Ich habe das selbst mal erlebt: Meine Frau und ich haben zwei behinderte Kinder adoptiert. Wir bekommen von der Caritas regelmäßig Pflegebesuche, die man absolvieren muss, wenn man Pflegegeld bekommt. Da kam mal eine Frage auf für eine Hilfestellung, die uns da angeboten wurde. Dann tippte die Mitarbeiterin des Caritasverbandes hier in Wuppertal in ihr Handy etwas an und sagte: Da meldet sich jemand. Sie ging gerade durch die Tür, da klingelte das Telefon und ihre Kollegin war dran. Sie hatte über ein Ticketsystem eine entsprechende Anfrage hinausgeschickt, bei der direkt unsere Telefonnummer transportiert wurde. Das hat mich sehr beeindruckt.

Solche Dinge können und wollen wir auch in der Pastoral einführen und umsetzen. Zeit ist immer wertvoll. Es gilt also, die Zeit gut zu nutzen, um der Menschen willen.

Das Interview führte Katharina Geiger.

(DR)

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